Tagesordnungspunkt

TOP Ö 22: SPD-Anfrage v. 04.02.2018
Neue Website der Stadt Karben

BezeichnungInhalt
Sitzung:23.02.2018   STVV/037/2018 
Beschluss:zur Kenntnis genommen
Vorlage:  FB 1/295/2018 

Frage 1:
Welche Gründe sprachen für eine Überarbeitung der Internetpräsenz der Stadt Karben?

Antwort zu Frage 1:

Die bisherige Internetpräsenz der Stadt Karben bestand seit Februar 2011 und wurde seitdem nicht überarbeitet.

Programmiert wurde die Seite auf Basis einer zwischenzeitlich veralteten Technik mit der es den Mitarbeitern der Stadt Karben nur bedingt möglich war, selbst Inhalte einzupflegen. Viel mehr mussten die Änderungen an den Dienstleister gesandt werden. Dort wurde i.d.R. eine Vorschauseite zur Abstimmung an die Stadt Karben versandt, die erst nach Freigabe online geschaltet wurde.

Verbunden war dieses Prozedere mit einem vermeidbaren zeitlichen Aufwand und Kosten, die über den vergleichbar mit dem jetzigen Betrag hohen monatlichen Pflegeaufwand für den Dienstleister gedeckt waren.

Die Suchfunktion in der Website erbrachte nicht das gewünschte Ergebnis. Die Seite insgesamt wirkte sehr altbacken und basierte technisch nicht auf einem Content-Management-System. Die Navigation war nicht sehr nutzerorientiert. Für die mobile Nutzung musste eine separate Seite erstellt werden. Dies hatte doppelte Datenpflege und erhöhte Kosten zur Folge.

 

Frage 2:
Wurden durch eine moderne Technik auch höhere Antwortgeschwindigkeiten der Homepage der Stadt Karben angestrebt? Wurde und wird die Geschwindigkeit des Ladens der Homepage auf PC, Tablet, Smartphone gemessen? Wenn ja, wie sind die Werte?

Antwort zu Frage 2:

Die Antwortgeschwindigkeiten stehen nicht primär im Zusammenhang mit der Website sondern eher mit den verfügbaren Leitungskapazitäten und der Performance der Endgeräte der Nutzer.

 

Frage 3:
In den ersten Wochen nach Freischaltung der neuen Internetpage der Stadt Karben konnte man Rückmeldungen geben. Wie viele Rückmeldungen gab es? Welche wesentlichen Nachbesserungsarbeiten werden von den Nutzern gewünscht? Können und werden die Wünsche der Nutzer umgesetzt werden und wie hoch werden die Kosten für die Umsetzung der Wünsche sein? Ist es geplant, die Ergebnisse der Rückmeldungen detailliert zu veröffentlichen?

Antwort zu Frage 3:

Die Umfrage erfasste folgende Fragen:

Wie ist Ihr erster Eindruck von der neuen Homepage?

Wie finden Sie die neue Navigation?

Wie beurteilen Sie die Übersichtlichkeit?

Es gab insgesamt 65 Rückmeldungen.

Die Antworten „sehr gut“ und „gut“ betrugen zwischen 65 und 79 %.

Mit verbesserungswürdig haben 14 % votiert.

Die übrigen haben kein Votum abgegeben.

Die Änderungswünsche und Verbesserungsvorschläge haben wir soweit diese sinnvoll waren sofort umgesetzt. Beispielsweise wurde bemängelt, dass der Abfallkalender nicht gefunden wurde. Dieser wurde auf der entsprechenden Seite besser platziert sowie auf der Startseite in die sogenannte Tag-Cloud als gut sichtbaren Suchbegriff aufgenommen, der nur angeklickt werden muss.

Einige Hinweise gab es redaktioneller Art zu den Inhalten der Seite. Verbesserungsvorschläge wie Farbwahl und Design werden nicht weiter verfolgt, da sich die Verwaltung bewusst für das jetzige Erscheinungsbild entschieden hat und dies als „Geschmackssache“ gesehen werden muss.

Außer einem geringen Personalaufwand im Rahmen der Pflege der Homepage sind für die Umsetzung der Änderungshinweise keine Kosten entstanden.

 

Frage 4:
Wurde das Programm mit Software ausgeliefert, die automatisiert Verbesserungen vorschlagen bzw. vornehmen kann? (z.B. Maschine Learning etc.)

 

Antwort zu Frage 4:

Die Frage müsste präzisiert werden. Zurzeit können bspw. Suchbegriffe ausgewertet werden, die zu keinem Ergebnis (Treffer) geführt haben. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn sich im Suchbegriff ein Rechtsschreibfehler befindet. Wir hinterlegen dann auf der gesuchten Seite diesen Begriff in der falschen Schreibweise als weiteren Suchbegriff.

Ein weiteres Bsp.: Auf den Seiten für „Abfall“ wird auch „Müll“ als Suchbegriff hinterlegt, sodass die Seiten auch mit ähnlich verwendeten Begriffen gefunden werden.

 

Fragen 5a:
Stimmen die von der FNP am 05.12.2017 genannten Zahlen über die Kosten des neuen Internetauftritts:

Laut FNP wurden 10.000 € im Haushaltsplan 2016 eingestellt. Wie viel davon wurden in 2016 ausgegeben und wie viele wurde übertragen?

20.000 € wurden im Haushalt 2017 eingestellt sowie eine Erhöhung um 8.000 € für 2017 verabschiedet.

Wie viel wurde davon ausgegeben?

 

Antworten zu Fragen 5a:

Von dem in Haushalt 2016 eingestellten 10.000 € wurden keine Mittel verbraucht. Diesen wurden nach 2017 übertragen.

Das Ausschreibungsergebnis betrug 17.238,34 €.

Nachgeordert wurden zwischenzeitlich Anwendungen (Tools), die als zweckmäßig sowohl für die externen Besucher der Homepage als auch für die Mitarbeiter in der Stadtverwaltung gesehen werden.

Hierzu zählt zum Beispiel

·                die Verwaltung und grafische Darstellung von Bebauungsplänen (befindet sich zurzeit noch im Aufbau)

·                die Verwaltung des Ortsrechts bzw. der Satzungen,

·                einen Navigator zur grafischen Unterstützung in allen Bereichen der Homepage,

·                ein Anmeldetool für Kita-Kinder (basierenden auf einem Antrag aus der Fraktion der Stadtverordnetenversammlung). 

 

Weitere Ausgaben die Aufnahme von Fotografien. Beispielsweise die Bilder auf der Startseite die mit einer Drohne aufgenommen wurden.

 

Summa summarum wurden bisher für die Homepage 29.703,64 € inkl. der externen Beratungskosten für die komplette Ausschreibung verausgabt.

Somit steht noch ein Rest von ca. 8.000 € zu Verfügung.

 


Frage 5b:

Welche weiteren direkten oder indirekten Kosten hat die Stadt getragen? Wurden Mitarbeiter zu der Überarbeitung der Homepage eingesetzt und wieviel Arbeitszeit wurde dafür erbracht?

Antwort zu Frage 5b:

Mit dem Aufbau der neuen Homepage wurde das Ziel verfolgt, sämtliche Seiten einer kritischen Prüfung zu unterziehen. Deshalb wurden diese nicht automatisiert von der alten in die neue Homepage übernommen sondern der gesamte Inhalt neu aufgebaut. Eine Zeitaufstellung von diesen Arbeiten erfolgte nicht.

 

Frage 5c:

Wie hoch werden die direkten jährlichen Kosten für Maintance-Kosten (Wartung, Datenanalyse) für die Folgejahre sein (direkte Zahlungen an die beauftragte Firma)? Welche indirekten Kosten fallen darüber hinausbei der Stadt an, z.B. Tag-Cloud-Pflege, Erweiterung der Suchbegriffsliste, Schulung der eigenen Mitarbeiter, Wartungsarbeiten durch städtischen Mitarbeiter?

Antwort zu Frage 5c:

Die laufenden Kosten der bisherigen Homepage betrugen inkl. der mobilen Website, die bereits zum 31.12.2016 gekündigt wurde, 9.385,65 € jährlich.

Für die neue Website entstehen bis zum 31.12.2022 jährliche Kosten in Höhe von 4.900,87 € und ab dem 01.01.2023 5.686,27 €.

Durch die neue Website entstehen keine weiteren Personalkosten. Der Personalbestand ist auf dem gleichen Level geblieben wie zu Zeiten der alten Homepage.

 

Fragen 5d:

Wurde mit dem Anbieter ein langjähriger Vertrag abgeschlossen? Wenn ja, wie lange und bleiben die jährlichen Gesamtkosten für die Folgejahre konstant? Unter welchen Umständen kann der Betreiber Zusatzkosten fordern?

Antworten zu Fragen 5d:

Es wurde ein Vertrag über 5 Jahre geschlossen, der danach jederzeit mit einer Frist von 3 Monaten zum Jahresende gekündigt werden kann. Kosten sh. Antwort zu 5c)

 

Frage 6:

Welche Einsparungen an Arbeitszeit der städtischen Mitarbeiter und an Kosten erwartet die Stadt durch die einfachere Administrierbarkeit der neuen Homepage gegenüber der bisherigen Homepage?

Antwort zu Frage 6:

Mit der neuen Homepage ist eine flexiblere und direkte Administrierbarkeit (Pflege) der neuen Homepage verbunden, die bisher ausschließlich nur über den Dienstleister erfolgen konnte. Einsparungen an Arbeitszeit ergeben sich nicht,  jedoch an laufenden Kosten wie bereits beziffert.