Beschlussvorschlag:

Der als Anlage 1 beigefügten öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zur Einrichtung einer interkommunalen Beratungsstelle zur gemeinsamen Beschaffung von feuerwehrtechnischem Bedarf wird zugestimmt.

Sachverhalt:

Gemäß § 3 Abs. 1 Nr. 1 des Hessischen Gesetzes über den Brandschutz, die allgemeine Hilfe und den Katastrophenschutz (HBKG) obliegt es den Kommunen, die für die Brandbekämpfung erforderlichen Geräte und Materialien bereit zu halten. Zur Aufrechterhaltung der Einsatzbereitschaft der Feuerwehren im Wetteraukreis muss eine optimale und zeitnahe Versorgung mit allen Gegenständen des feuerwehrtechnischen Bedarfs gewährleistet sein.

24 Städte und Gemeinden des Wetteraukreises und der Wetteraukreis haben im Jahr 2020 ein kreisweites Projekt der interkommunalen Zusammenarbeit zur Beschaffung von Feuerwehrbedarf gestartet. Ziel der interkommunalen Gemeinschaft war es, den Feuerwehrbedarf der Kommunen bedarfsgerecht und wirtschaftlich einzukaufen und eine effiziente Organisation der Beschaffung und Instandhaltung dauerhaft sicherzustellen. Der Feuerwehrbedarf umfasst alle für die Aufgaben der Feuerwehr erforderlichen Ausrüstungs- und Ausstattungsgegenstände. Die Organisation der Instandhaltung beinhaltet die Prüfung, Wartung und Pflege der feuerwehrtechnischen Ausrüstung der Kreiskommunen. Vorteil einer zentralen interkommunalen Organisation des Einkaufs ist neben günstigen Beschaffungspreisen und einheitlich hoher Ergebnisqualität die Einsparung von erheblichem Arbeitsaufwand in jeder einzelnen beteiligten Kommune.

Initiatorin des interkommunalen Projekts war die Erste Stadträtin der Kreisstadt Friedberg (Hessen), Marion Götz, die zugleich gemeinsam mit Kreisbrandinspektor Lars Henrich und Kreisbrandmeister Leon Gierhardt die Projektleitung übernommen hat.

Nach dem Start des IKZ-Projekts wurde zunächst eine systematische Bedarfserhebung bei den 24 Städten und Gemeinden und ihren Feuerwehren für den Zeitraum der nächsten sechs Jahre durchgeführt. Nach verschiedenen Vorbereitungsarbeiten folgte im Jahr 2021 als erstes gemeinsames Beschaffungsverfahren der Einkauf von 262 Systemtrennern. Diese Apparaturen stellen sicher, dass beim Anschluss von Löschschläuchen an Hydranten oder Stand­rohre kein Löschwasser in das Trinkwassernetz eindringen kann. Beim gemeinsamen europaweiten Vergabeverfahren konnten die beteiligten 20 Städte und Gemeinden aufgrund der hohen Beschaffungsmenge Einsparungen von rd. 30 % gegenüber einem Alleineinkauf erzielen. Dies entsprach einer Kostenersparnis von rd. 195.000 €.

Im Jahr 2022 folgte die gemeinsame Beschaffung von Notstromaggregaten. 14 Städte und Gemeinden und der Wetteraukreis haben beim gemeinsamen Einkauf von 19 Sonderhängern Strom für ihre Feuerwehren rd. 20 Prozent der Kosten eingespart, die bei einer Alleinbeschaffung für sie entstanden wären.

Im Jahr 2023 konnte das dritte und bislang komplexeste gemeinsame Vergabeverfahren erfolgreich abgeschlossen werden: der Einkauf von Schutz- und Dienstkleidung für die Feuerwehren von 21 Wetterauer Kommunen. Seit 1. August 2023 ordern die 21 teilnehmenden Städte und Gemeinden und ihre Feuerwehren ihre Bestellungen aus einem gemeinsamen Leistungskatalog mit 70 Artikeln, der alle Bedarfsgegenstände von den Schuhen bis zu den Helmen umfasst. Auch hier wirkte sich der gemeinsame Einkauf wieder positiv auf die Kassen der Kommunen aus. So konnte neben der Einsparung von erheblichem Verwaltungsaufwand in den Kommunen eine Kostenersparnis von rd. 165.000 € über den Vertragszeitraum eines Jahres mit Verlängerungsoption um ein weiteres Jahr erzielt werden; dies entspricht rd. 15  % der Kosten eines Alleineinkaufs.

Die Erfolge der Zusammenarbeit führten zu der Empfehlung der Projektleitung und dem Wunsch zahlreicher Städte und Gemeinden, eine dauerhafte organisatorische Struktur zu schaffen, um die interkommunale Kooperation auf diesem lohnenswerten Feld auch in der Zukunft fortsetzen zu können.

Unter Federführung der Ersten Stadträtin der Kreisstadt Friedberg (Hessen) wurden daraufhin in Zusammenarbeit mit den 21 teilnahmeinteressierten Kommunen und dem Wetteraukreis in den vergangenen Monaten die notwendigen Vorbereitungen hierfür getroffen, die nun den kommunalen Gremien zur Entscheidung vorgelegt werden.

Ziel und Gegenstand der interkommunalen Kooperation

Gegenstand der Kooperation ist die Einrichtung einer interkommunalen Beratungsstelle zur gemeinsamen Beschaffung von feuerwehrtechnischem Bedarf.

Die Beratungsstelle soll insbesondere folgenden Zielen dienen:

·         Gewährleistung einer rechtssicheren und wirtschaftlichen Aufgabenerfüllung

·         Einsparung von Verwaltungsaufwand der Kommunen infolge der zentralen Durchführung von Beschaffungsverfahren für gemeinsam bestehende feuerwehrtechnische Bedarfe

·         Entlastung ehrenamtlicher Feuerwehrangehöriger von administrativen und bürokratischen Aufgaben

·         Kosteneinsparungen durch Mengeneffekte der gemeinsamen Beschaffungen

Die gemeinsame Beschaffung von Feuerwehrbedarf eröffnet darüber hinaus die Möglichkeit einer schrittweisen Synchronisierung und Standardisierung von Beschaffungsbedarfen der Kommunen. Die sich hieraus ergebenden Synergien können zusätzlich zur Wirtschaftlichkeit der kommunalen Aufgabenerfüllung beitragen. 

Die interkommunale Beratungsstelle soll folgende Aufgaben übernehmen:

·         technisch/fachliche Beratung der Kommunen im Aufgabenfeld der Beschaffung von Feuerwehrbedarf

·         Marktrecherche über den Stand der Technik des Feuerwehrbedarfs

·         Bedarfserfassung und Bündelung der artgleichen anstehenden Beschaffungen und Koordinierung der interkommunalen Beschaffungsvorgänge

·         redaktionelle Erstellung der Leistungsverzeichnisse

·         Durchführung der erforderlichen Abstimmungen mit der Zentralen Vergabestelle des Kreises für die artgleichen interkommunalen Beschaffungsgüter im Aufga­ben­bereich der Feuerwehr

·         Funktion der Schnittstelle zur Zentralen Vergabestelle des Kreises, die die o.g. Vergabeverfahren im Rahmen dieser öffentlich-rechtlichen Vereinbarung durchführt, und zu den Kommunen

·         fachliche Angebotsauswertungen

·         Begleitung der Projektverläufe wie z.B. Baubesprechungen und Abstimmungen mit den Verfahrensbeteiligten während des Beschaffungsvorgangs

Die an der Kooperation teilnehmenden Kommunen können die Leistungen ganz oder in Einzelteilen in Anspruch nehmen.

Personal und Finanzierung

Für die Wahrnehmung der o.g. Aufgaben ist nach den Erfahrungen der bereits rund dreijährigen Zusammenarbeit im IKZ-Projekt eine ¾-Planstelle erforderlich und ausreichend. Der Wetteraukreis hat vorbehaltlich der Zustimmung seiner Gremien die Bereitschaft erklärt, die Personalstelle und den erforderlichen Arbeitsplatz in seiner Verwaltung einzurichten. Dort kann sie der Fachstelle Brand- und Katastrophenschutz angegliedert werden. Dies würde verschiedene Synergien für die Kommunen mit sich bringen, da dort von Amts wegen ohnehin bestimmte Beschaffungsanträge der Kommunen (z.B. für förderfähige Feuerwehrfahrzeuge nach der Brandschutzförderrichtlinie des Landes) gebündelt und mit deren Stellungnahme an das Hessische Ministerium des Innern übermittelt werden müssen. Zudem wären kurze Wege für die zahlreich notwendigen Abstimmungen und Veranlassungen in der Zusammenarbeit mit der Vergabestelle des Wetteraukreises gewährleistet.

Da aufgrund der Situation am Arbeitsmarkt die qualifizierte Besetzung einer ¾-Planstelle mit dem hier erforderlichen Anforderungsprofil unrealistisch erscheint und über die IKZ-Beschaffungen für die Städte und Gemeinden hinaus auch beim Wetteraukreis für die Aufgabenwahrnehmung gemäß § 4 Abs. 1 Nr. 2 HBKG künftig einzelne zusätzliche Beschaffungsbedarfe des Kreises entstehen werden, ist vorbehaltlich der Zustimmung der Kreisgremien geplant, die ¾-Stelle im Kreishaushalt zu einer Vollzeitstelle aufzustocken.

Die Finanzierung der ¾-IKZ-Stelle, die die oben genannten Dienstleistungen für die Kommunen erbringt, soll durch die teilnehmenden Städte und Gemeinden auf der Basis eines abgestimmten Verteilungsschlüssels (§ 3 öffentlich-rechtliche Vereinbarung) erfolgen. Der Verteilungsschlüssel basiert auf folgenden Kriterien:

a)   10 % der Kosten werden zu gleichen Teilen von allen Beteiligten getragen (Sockelbetrag), da ein einheitlicher Grundaufwand unabhängig von der Größe der einzelnen Kommune für jede Kommune entsteht,

b)   55 % der Kosten werden auf die Kommunen entsprechend ihrer Gewichtung nach Einwohner-Größen­klas­sen umgelegt,

c)    35 % der Kosten werden auf die Kommunen entsprechend der Zahl ihrer Ortsteilfeuerwehren umgelegt.

Die Punkte b) und c) sind Indikatoren für den erwartbaren Arbeitsaufwand der IKZ-Stelle für die Feuerwehrbedarfe der Kommunen.

Eine beispielhafte Musterberechnung auf Basis des o.g. Schlüssels ist der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung als Anlage beigefügt. Bei einer ¾-Stelle der Entgeltgruppe 10 TVöD ergeben sich im Jahr 2024 knapp 80.000 € Personal- und Arbeitsplatzkosten, die hier als Berechnungsgrundlage angenommen wurden. In der Tabelle aufgeführt sind alle Kommunen, die bei einer Abfrage im Frühjahr 2023 vorbehaltlich der Beschlussfassung ihrer Gremien ein grundsätzliches Teilnahmeinteresse an einer dauerhaften Zusammenarbeit bei der Beschaffung von Feuerwehrbedarf bekundet haben. Nach dem o.g. Schlüssel ergeben sich bei Teilnahme dieser 21 Kommunen ausweislich der Übersicht (rechte Spalte) jährliche Kostenbeiträge zwischen 1.678,57 € und 8.964,29 € (ohne Umsatzsteuer, s.u.).

Fünf Kommunen hätten danach einen jährlichen Kostenanteil zwischen rd. 1.600 € und 1.900 € zu finanzieren, acht Kommunen zwischen rd. 2.100 € und 2.900 €, drei Kommunen zwischen rd. 3.400 € und 3.900 € und 5 Kommunen zwischen rd. 6.000 € und 8.900 €.

Zum Vergleich wird darauf hingewiesen, dass die Beauftragung eines externen Fachbüros mit nur einem einzigen Beschaffungsverfahren (anstelle der interkommunalen Beratungsstelle) häufig bereits Kosten der beauftragenden Kommune in Höhe von ca. 10.000 € auslöst.

Nach dem Ergebnis einer steuerrechtlichen Prüfung unterliegen die Dienstleistungen der interkommunalen Beratungsstelle für die Städte und Gemeinden im Jahr 2024 keiner Umsatzsteuerpflicht, da es sich um hoheitliche Beistandsleistungen handelt. Ab 1.1.2025 ist aufgrund des Wirksamwerdens einer steuerrechtlichen Änderung (§ 2b UStG) mit hoher Wahrscheinlichkeit mit einer Umsatzsteuerpflicht zu rechnen, so dass sich die Kostenbeiträge der Kommunen in diesem Fall ab 2025 um 19 % erhöhen. Auch dann sind sie jedoch weiterhin erheblich geringer als die Kosten der Beauftragung externer Fachbüros, die oft bereits für die Beauftragung nur eines einzigen Verfahrens entstehen (s.o.). Hinzu kommt, dass die Beratungsstelle beim Wetteraukreis für den Kostenbeitrag nicht nur ein einzelnes Verfahren, sondern eine Vielzahl von Verfahren begleitet und durchführt (vgl. § 2 öffentlich-rechtliche Vereinbarung). Die darüber hinaus durch die gemeinsamen Beschaffungen entstehenden zusätzlichen Synergien für die Kommunen - günstigere Preise und eine erhebliche Reduzierung des dezentralen Verwaltungsaufwands - sind hierbei noch nicht berücksichtigt. Ob tatsächlich ab 2025 eine Umsatzsteuerpflicht zu erwarten sein wird, wird bis dahin auch noch durch eine verbindliche Auskunft der Finanzverwaltung verifiziert.

100.000 € Fördermittel für interkommunale Zusammenarbeit

Für die Bildung der interkommunalen Beratungsstelle zur gemeinsamen Beschaffung von feuerwehrtechnischem Bedarf wurden vom Land Hessen IKZ-Fördermittel in Höhe von 100.000 € in Aussicht gestellt. Voraussetzung für die Mittelbewilligung ist gemäß der IKZ-Förderrichtlinie des Landes Hessen:

a)    eine Mindestdauer der Kooperation von 5 Jahren,

b)    die Einsparung personeller und sächlicher Ausgaben im Aufgabenbereich der IKZ von mindestens 15 % jährlich (Effizienzgewinn),

c)    die Zustimmung zur Kooperation durch die Vertretungskörperschaften der teilnehmenden Kommunen (Gemeindevertretungen, Stadtverordnetenversammlungen, Kreistag).

Die Voraussetzungen a) und b) sind vorliegend erfüllt. Die Mindest-Kooperationsdauer von fünf Jahren ist in § 7 der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung geregelt. Der nachzuweisende Effizienzgewinn wird bei der vorliegenden Kooperation deutlich überschritten. Die jährliche Einsparung von Personal- und Sachkosten bei der Teilnahme von 21 Kommunen beläuft sich im Vergleich zur Aufgabenwahrnehmung ohne IKZ auf rd. 54 % (rd. 365.000 €). Grundlage hierfür sind die eingesparten Arbeitsaufwendungen für Marktrecherchen, die Erstellung von Leistungsverzeichnissen, die Durchführung der Vergabeverfahren, die Auswertung der Angebote und die Zuschlagserteilungen für die zahlreichen Beschaffungsverfahren.

Für diese verbleibt bei den Kommunen nur noch ein kleiner Aufwandsanteil, der bei der o.g. Berechnung bereits in Abzug gebracht ist. Hinzu kommen die Einsparungen aufgrund der größeren Beschaffungsmengen im Vergleich zur Alleinbeschaffung. Diese beliefen sich im Durchschnitt der letzten Jahre auf fast 22 %. Zusätzliche Einsparungen, die sich aus der nicht mehr erforderlichen Beauftragung externer Fachbüros für die Beschaffungen ergeben, die nun von der Beratungsstelle durchgeführt werden, sind hierbei noch nicht berücksichtigt.

Die Fördermittel sollen zur Kostendeckung für die ¾ IKZ-Stelle verwendet werden. Der Betrag von 100.000 € ermöglicht die Finanzierung der Stelle für den Zeitraum eines Jahres sowie für weitere ca. 3 Monate im zweiten Jahr ihrer Tätigkeit. Mit der Bewilligung dieser Mittel werden die Dienstleistungen der IKZ-Stelle somit in den ersten rd. 15 Monaten ihrer Tätigkeit von den teilnehmenden Kommunen vollends unentgeltlich in Anspruch genommen werden können.

Ausblick

Nach Beschlussfassung der Gremien der teilnahmeinteressierten Städte und Gemeinden und des Kreises im 4. Quartal 2023 sind die nachstehenden Umsetzungsschritte bis zur Inbetriebnahme der interkommunalen Stelle im Jahr 2024 vorgesehen:

Finanzierung:

Finanzielle Auswirkungen:        6.071,43 € / Jahr auf 5 Jahre (Siehe Anlage 2 Finanzierungsschlüssel) wovon das erste Jahr und ca. 3 Monate durch die Fördermittel vom Land abgedeckt sind.* (Siehe Anlage 3 Ergebnisprotokoll 3. AG Sitzung: Seite 2 TOP 1 b)

Darstellung der Folgekosten:

Ab Q2 2025 4.553,57 €* für das Q2-4 im Leistungsjahr 2025.

Ab 2026 6.071,43 € pro Leistungsjahr.

* Vorbehaltlich der Zuweisung der Fördermittel des Landes Hessen.

Anlagenverzeichnis:

Anlage 1 –       Entwurf öffentlich-rechtliche Vereinbarung IKZ Feuerwehr zwischen

Wetteraukreis und Stadt Karben

Anlage 2 –       Finanzierungsschlüssel Anlage öV

Anlage 3 –       Ergebnisvermerk 3. AG Sitzung IKZ Feuerwehr